Pipeline Anda sendiri tidak kelihatan, terkubur di 900 chat WhatsApp
Manajer sales tinggal buka CRM, semua deal kelihatan. Pemilik bisnis WhatsApp tidak — deal-nya nyata, tapi terkubur di chat yang tak sempat dibaca siapa pun.
Minggu lalu saya menanyakan satu hal sederhana ke seorang pemilik bisnis: sekarang ada berapa deal yang sedang Anda kerjakan? Bukan lead secara umum, tapi orang sungguhan yang bulan ini menanyakan produk Anda dan belum bilang jadi atau tidak.
Dia tidak tahu. Cuma menebak, "dua puluhan, mungkin?" Lalu dia buka WhatsApp untuk mengecek, scroll dua menit, dan menyerah. Jujurnya, dia memang tidak tahu, dan tidak ada cara mencari tahu selain membaca ulang chat tiga minggu ke belakang.
Ini bukan soal sepele. Artinya dia menjalankan bisnis tanpa tahu satu angka yang paling menentukan: cukup atau tidaknya pemasukan bulan depan.
Pipeline yang tidak kelihatan itu bukan pipeline, tapi tumpukan
Bisnis yang punya tim sales rapi biasanya punya papan di suatu tempat — CRM, spreadsheet, atau whiteboard — dan tiap deal ada di kolomnya masing-masing: baru masuk, sudah dihubungi, lagi nego, mau closing. Manajernya tinggal melirik, langsung tahu uangnya ada di mana dan mana yang mandek.
Pemilik bisnis WhatsApp sebenarnya punya deal yang sama persis. Chat pertama, pertanyaan harga, "saya pikir-pikir dulu", "tunggu gajian" — semua tahap itu ada di sana. Bedanya, papannya berupa aplikasi chat yang mengurutkan pesan berdasarkan siapa yang terakhir mengirim, campur aduk dengan supplier, saudara, dan grup badminton.
Jadi deal-nya ada, tapi bukan pipeline. Itu tumpukan. Dan tumpukan tidak bisa dikelola. Cuma bisa diaduk-aduk sambil berharap ketemu yang penting sebelum terlambat.
Tiga pertanyaan yang tidak bisa Anda jawab
Cara tercepat mengecek apakah Anda kena masalah ini: coba jawab pertanyaan berikut soal bisnis Anda, sekarang juga, tanpa buka chat dulu.
| Pertanyaan | Bisa dijawab dalam sepuluh detik? |
|---|---|
| Sekarang ada berapa orang yang lagi ngobrol serius mau beli sama saya? | — |
| Siapa yang paling lama menunggu dibalas? | — |
| Deal mana yang minggu lalu panas, sekarang mendadak diam? | — |
Manajer sales bisa menjawab ketiganya cukup dengan melirik layar. Kalau Anda sama sekali tidak bisa, itu bukan karena Anda berantakan. Tapi karena alat yang Anda pakai memang dibuat untuk mengobrol dengan teman, bukan untuk jualan. Dia tidak kenal yang namanya deal, tahap, atau follow up, jadi wajar tidak pernah menampilkan pipeline. Dia memang tidak tahu pipeline itu ada.
Mahalnya kalau tidak tahu
Yang rugi bukan cuma deal yang lolos, tapi tiap keputusan yang Anda ambil sambil buta.
Anda jadi tidak bisa membedakan apakah masalahnya kurang lead atau kurang jago closing, lalu buru-buru pasang iklan padahal masalah sebenarnya dua puluh orang hangat yang Anda lupakan. Anda tidak bisa membedakan minggu ramai dan minggu sepi sampai uangnya benar-benar masuk atau tidak. Dan Anda tidak bisa menyerahkan sebagian ke karyawan, karena seluruh pipeline-nya ada di HP pribadi dan ingatan pribadi Anda. Mau libur sehari saja, ada deal yang mati ditinggal.
Semua itu berujung ke satu hal yang sama: papannya tidak kelihatan.
Anda tidak butuh pipeline baru, cukup lihat yang sudah ada
Refleks pertama biasanya begini: pindahkan semua ke CRM. Kebanyakan pemilik usaha coba sekali. Gagalnya selalu sama. CRM cuma tahu apa yang diketik ke dalamnya, saat hari lagi ramai tidak ada yang sempat mengetik, dan dalam dua minggu isinya sudah tidak nyambung lagi dengan kenyataan. Ujung-ujungnya Anda nambah kerjaan input data, dan pipeline-nya tetap tidak kelihatan.
Deal-nya sudah ada di WhatsApp. Tidak perlu diketik ulang ke mana-mana. Cukup dibaca, lalu ditata supaya kelihatan.
Itu inti dari Dokwise. Dia membaca percakapan WhatsApp yang sudah Anda punya, lalu mengubahnya jadi papan yang selama ini tidak Anda punya: siapa yang lagi di tengah deal, siapa yang menunggu dibalas, siapa yang diam dan sejak kapan. Tidak ada input data, karena memang tidak ada yang perlu diinput. Percakapannya sudah terjadi. Anda tinggal melihatnya.
Yang bisa dilakukan hari ini
Jangan bikin CRM dulu. Cukup coba jawab tiga pertanyaan tadi secara manual, sekali saja.
Buka WhatsApp, scroll ke tiga puluh hari lalu. Catat semua orang yang pernah menanyakan soal beli dan belum jelas-jelas menolak. Hitung jumlahnya. Tandai siapa yang paling lama menunggu.
Latihan ini bakal makan waktu lebih lama dari yang seharusnya, dan justru di situ letak masalahnya. Tapi di akhirnya Anda pegang angka yang tadi tidak bisa disebutkan si pemilik bisnis di awal cerita: ukuran asli pipeline Anda. Kebanyakan orang kaget angkanya jauh lebih besar dari yang dikira, dan kaget berapa banyak yang nyaris hilang.